INDBERETNING AF OVERTRÆDELSER

Tak fordi du har ønsket at indberette den registrerede overtrædelse eller krænkelse. 

Vi skal anmode om at du opgiver så mange detaljer, som muligt, hvilket gør det muligt at gennemføre en omhyggelig analyse af den beskrevne begivenhed og hjælper med at løse problemet.

Vi skal bede om at du gør dig bekendt med nedenstående Informationsklausul vedrørende behandling af personoplysninger.

Informationsklausul og principperne for behandling af personoplysninger fra whistlebloweren

I overensstemmelse med art. 13 stk. 1 og 2 i EU-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om beskyttelse af persondata, herefter: GDPR) gør vi opmærksom på at: 

1. Administrator af dine persondata er Grupa Kapitałowa Polska Żegluga Bałtycka S.A. (GK PŻB S.A.) med hjemsted i Kołobrzeg (78-100), ul. Portowa 41., herefter kaldet: ”Administrator”.
2. Administrator har udnævnt en Inspektør til Beskyttelse af Persondata, til hvem det er muligt at henvende sig med spørgsmål og tvivl i forbindelse med behandlingen af persondate. Henvendelse kan rettes til: iod@polferries.pl.
3. Persondata behandles med henblik på:

1. at opfylde de på Administrator hvilende lovgivningsmæssige forpligtelser til gennemførelse af opgaver i forbindelse med betjeningen af eksterne henvendelser - på basis af art. 6 stk. 1 litera c) i GDPR i sammenhæng med Lov af 14. juni 2024 om beskyttelse af whistleblowere;
2. kommunikation med dig i forbindelse med den af dig fremsendte indberetning - på basis af art. 6, stk. 1, litera f) i GDPR - på basis af de juridisk begrundede interesser, som udføres af Administrator, nemlig kommunikation med den person, som har indledt kontakten med Administrator;
3. Eventuelle aftaler, undersøgelser eller forsvar mod krav mellem dig og Administrator - på basis af art. 6, stk. 1 litera f) i GDPR, dvs. på baggrund af de juridisk begrundede interesser, som gennemføres af Administrator, hvilket inkluderer muligheden for at forfølge eventuelle krav;
4. under behandlingen af oplysninger fra indberetningen, kan behandles data fra en særlig kategori - på basis af art. 9, stk. 2, litera g) i GDPR i forbindelse med bestemmelserne i Lov om beskyttelse af Whistleblowere, såfremt sådanne personoplysninger er indeholdt i din indberetning.

4. Persondata vil udelukkende blive stillet til rådighed for bemyndigede enheder, som må behandle disse i overensstemmelse med lovgivningen. Persondata vil blive stillet til rådighed for enheder, som på basis af en med Administrator indgået aftale sikrer servicering af Administrators virke (fx leverandører af IT-ydelser). Persondata kan stilles til rådighed for eksterne organisationer, som understøtter Administrator i opgaven med modtagelse af interne indberetninger. Persondata vil blive stillet til rådighed af andre administratorer, dvs. de relevante myndigheder, såfremt der indledes tiltag som følge af indberetningen.
5. Persondata vil blive opbevaret i en periode på 3 år efter afslutning af det kalenderår, hvor der indledes tiltag, eller efter afslutningen af den sagsbehandling, som er indledt af disse tiltag.
6. Du har ret til at se indholdet af dine personoplysninger samt ret til at korrigere disse, samt til at slette disse og begrænse behandlingen i de ved lov forudsatte tilfælde.
7. Du har ret til at indgive en klage til tilsynsorganet - Direktøren for Styrelsen til beskyttelse af persondata, såfremt du mener, at behandlingen af de dig vedrørende persondata krænker bestemmelserne i GDPR.
8. Det er frivilligt, om du ønsker at angive personoplysninger.
9. Persondata vil ikke blive profileret, og der vil på baggrund af disse data ikke blive truffet nogen automatiserede beslutninger.

GK PŻB S.A. sikrer, at enhver, som overvejer at foretage en intern eller ekstern indberetning om nødvendigt modtager psykologisk eller juridisk hjælp, som indenfor en frist af 3 dage fra indleveringen af en anmodning, tildeles en sådan person. En sådan hjælp ydes med opretholdelsen af fuld fortrolighed i forhold til identiteten på den person, som har til hensigt at foretage en indberetning.

Whistlebloweren har mulighed for at foretage en anonym indberetning. I så fald vil der ikke blive taget yderligere tiltag til indirekte identificering på basis af de angivne kontaktoplysninger.

GK PŻB S.A. udviser rettidig omhu i beskyttelsen af whistleblowere, herunder ved at garantere fortrolighed for den indberettende person. Hos GK PŻB S.A. gælder følgende princip: Nul-tolerance overfor gengældelse.

Indberetning af overtrædelser eller krænkelser bedes foretaget direkte til adressen: sygnalista@polferries.pl

MED HENBLIK PÅ EN PÅLIDELIG VERIFICERING AF INDBERETNINGEN SAMT EFFEKTIV IVÆRKSÆTTELSE AF TILTAG SOM EN FØLGE AF INDBERETNINGEN, SKAL DENNE SOM MINIMUM INDEHOLDE:

1. En så nøjagtig beskrivelse af den indberettede overtrædelse af lovgivningen, som det er muligt.
2. En beskrivelse af den arbejdsrelaterede kontekst, som gjorde det muligt at opdage den indberettede overtrædelse.
3. Beviser som understøtter indberetningen (hvis sådanne eksisterer).
4. For- og efternavn samt kontaktoplysninger til svarinformation.
   Såfremt whistlebloweren beslutter sig til at foretage en anonym indberetning af en lovovertrædelse, kræves ingen oplysninger

Send e-mail: sygnalista@polferries.pl